ERP實(shí)施完成后，最重要的就是將企業(yè)內(nèi)部的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)、部門(mén)數(shù)據(jù)、工作流程數(shù)據(jù)、研發(fā)數(shù)據(jù)、采購(gòu)數(shù)據(jù)、倉(cāng)庫(kù)數(shù)據(jù)等一系列完整準(zhǔn)確的錄入到系統(tǒng)中去，讓ERP可以快速的適應(yīng)企業(yè)的工作，以最快的速度來(lái)體現(xiàn)價(jià)值。

　　1. 需要準(zhǔn)備哪些數(shù)據(jù)?

　　我們可以簡(jiǎn)單的把ERP實(shí)施要準(zhǔn)備的數(shù)據(jù)分為兩類(lèi):靜態(tài)數(shù)據(jù)和動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)。

　　1) 靜態(tài)數(shù)據(jù)

　　簡(jiǎn)單來(lái)說(shuō)就是短期內(nèi)不會(huì)發(fā)生變化的數(shù)據(jù)，一般指生產(chǎn)活動(dòng)開(kāi)始前需要準(zhǔn)備的數(shù)據(jù)，如物料清單、工藝路線、倉(cāng)庫(kù)和貨位編碼、會(huì)計(jì)科目設(shè)置等。這些數(shù)據(jù)應(yīng)該在我們的系統(tǒng)上線之前準(zhǔn)備好，但是靜態(tài)是相對(duì)的，需要定期維護(hù)以保持其準(zhǔn)確性。

　　2) 動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)

　　動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)一般是指生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中不斷發(fā)生、頻繁變化的數(shù)據(jù)，如客戶應(yīng)收賬款——當(dāng)客戶購(gòu)買(mǎi)產(chǎn)品但不付款時(shí)，應(yīng)收賬款會(huì)增加;錢(qián)收回了，應(yīng)收賬款減少，收了材料減少，入庫(kù)采購(gòu)增加;在實(shí)施ERP系統(tǒng)之初，要輸入動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)的初始值，即期初數(shù)據(jù)。期初數(shù)據(jù)一旦建立，就需要隨時(shí)維護(hù)。

　　2. 制定編碼規(guī)則，完成基礎(chǔ)數(shù)據(jù)收集

　　搞清楚準(zhǔn)備什么數(shù)據(jù)之后，就可以開(kāi)始編碼了。一個(gè)考慮周全的編碼系統(tǒng)需要跨部門(mén)反復(fù)討論。

　　不同的數(shù)據(jù)可能有不同的編碼結(jié)構(gòu)，但必須遵循共同的編碼原則:

　　1) 獨(dú)特性

　　必須保證一個(gè)編碼對(duì)象只分配一個(gè)代碼，一個(gè)代碼只反映一個(gè)編碼對(duì)象。

　　2) 實(shí)用性

　　編碼體系應(yīng)符合企業(yè)的業(yè)務(wù)特點(diǎn)和管理需求，充分考慮企業(yè)發(fā)展對(duì)信息編碼的需求以及企業(yè)的現(xiàn)狀。

　　3) 統(tǒng)一編碼結(jié)構(gòu)

　　編碼由一個(gè)或幾個(gè)分類(lèi)角度不同的分類(lèi)編碼組成。

　　4) 標(biāo)準(zhǔn)化

　　編碼要提高標(biāo)準(zhǔn)化程度，充分考慮與外部環(huán)境的融合，盡可能符合相關(guān)國(guó)家和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn);例如，行業(yè)代碼采用國(guó)標(biāo)確定的行業(yè)分類(lèi)，地區(qū)代碼采用郵政編碼。

　　5) 便于ERP系統(tǒng)處理

　　因?yàn)榫幋a將在計(jì)算機(jī)信息處理系統(tǒng)中實(shí)現(xiàn)，所以編碼要滿足數(shù)據(jù)處理的要求，便于計(jì)算機(jī)處理。

　　6) 易用性

　　編碼要盡量容易記憶和使用，所以符合要求的話要盡量簡(jiǎn)短;編碼問(wèn)題其實(shí)不僅僅是技術(shù)問(wèn)題，更是ERP實(shí)施團(tuán)隊(duì)的事情——涉及到不同的部門(mén)，需要考慮管理狀態(tài)、業(yè)務(wù)特點(diǎn)、歷史數(shù)據(jù)等方面;編碼規(guī)則完成后，根據(jù)編碼規(guī)則逐一確定靜態(tài)數(shù)據(jù)和代碼，從而完成整個(gè)靜態(tài)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)。

　　3. 在線開(kāi)放數(shù)據(jù)準(zhǔn)備和系統(tǒng)

　　由于開(kāi)盤(pán)數(shù)據(jù)反映的是上線時(shí)的數(shù)據(jù)，所以準(zhǔn)備得太早是沒(méi)有意義的。這些交易數(shù)據(jù)是動(dòng)態(tài)的，每天都在變化。

　　因此，完成期初數(shù)據(jù)的準(zhǔn)備需要一個(gè)更精確的時(shí)間表，通常安排如下:

　　根據(jù)ERP項(xiàng)目實(shí)施進(jìn)度，確定上線時(shí)間，控制項(xiàng)目。

　　上線前一周內(nèi)全面盤(pán)點(diǎn)，財(cái)務(wù)處理庫(kù)存余缺。計(jì)數(shù)時(shí)使用新的編碼規(guī)則。

　　要求各業(yè)務(wù)部門(mén)在上線前盡可能多的處理未結(jié)訂單和應(yīng)收應(yīng)付單，減少人工和系統(tǒng)切換的難度，減少以后對(duì)賬的工作量。

　　集中人力將靜態(tài)數(shù)據(jù)導(dǎo)入或輸入系統(tǒng)。

　　在線時(shí)將庫(kù)存期初、賬戶余額、期初單據(jù)錄入系統(tǒng);可見(jiàn)數(shù)據(jù)量應(yīng)提前或延遲輸入，但系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)應(yīng)與實(shí)際情況保持一致。

　　上線后一個(gè)月內(nèi)，通過(guò)核對(duì)手工賬和實(shí)物，檢查系統(tǒng)數(shù)據(jù)是否準(zhǔn)確，找出差異，進(jìn)行調(diào)整。